Jurnalismewarga.id – PEMATANG SIANTAR | Para pengelola arsip dari seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota (Pemko) Pematang Siantar mengikuti Bimbingan Teknis (Bimtek) Pemberdayaan Kapasitas Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota Tahun 2022. Bimtek yang dibuka Plt Wali Kota Pematang Siantar dr Susanti Dewayani SpA diselenggarakan di Ruang Serba Guna Bappeda Kota Pematang Siantar, Rabu (3/8/2022) mulai pukul 09.15 WIB.
Plt Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pematang Siantar Suryani Sinaga SKM MM dalam laporannya menyatakan, maksud penyelenggaraan kegiatan tersebut untuk membangun kesepahaman bagi seluruh perangkat daerah di lingkungan Pemko Pematang Siantar agar mengelola arsip sesuai peraturan kearsipan yang baku, yang telah ditetapkan melalui peraturan perundang-undangan.
Sedangkan tujuan pelaksanaan kegiatan tersebut yakni, meningkatkan kemampuan aparatur pemerintah dalam pengelolaan arsip aktif dan inaktif sesuai ketentuan peraturan perundang undangan yang berlaku; memberikan penjelasan bagaimana menetapkan dan menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Keuangan, Kepegawaian, Perpustakaan, dan Kearsipan sebagai acuan dalam menentukan sebuah arsip aktif atau inaktif, musnah, atau permanen; serta mewujudkan pelestarian arsip untuk diwariskan kepada generasi mendatang.
Ditambahkannya, kegiatan Pemberdayaan Kapasitas Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota bagi Para Pengelola Arsip di Lingkungan Pemerintah Kota Pematang Siantar Tahun 2022 dilaksanakan selama dua hari, yakni Rabu (3/8/2022) dan Kamis (4/8/2022) di Ruang Serba Guna Bappeda Kota Pematang Siantar.
Bimtek diikuti 106 orang pengelola arsip dari setiap perangkat daerah se-Kota Pematang Siantar, dengan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu Herli Selbi Simanjuntak SE MSi serta Sinondang Masniari.
Sementara itu, Plt Wali Kota Pematang Siantar dr Susanti Dewayani SpA dalam arahannya mengingatkan sangat pentingnya pengelolaan dan mengetahui tentang kearsipan di lingkungan perkantoran, tak terkecuali di dalam kehidupan keluarga. Karena, arsip dapat membantu siapa saja ketika ada permasalahan di kemudian hari.
“Karena itu, mengetahui data kearsipan, tentunya tahu akan sejarah. Ketika sudah mengetahui, maka tentu akan semangat Bangkit dan Maju, dalam membangun Kota Pematang Siantar,” katanya.
Dilanjutkannya, kegiatan bimtek tersebut dipandang sebagai media yang penting dan strategis bagi para Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk mampu memahami dunia kearsipan yang sesungguhnya, agar mampu diterapkan di lingkungan kerja masing-masing. Sehingga pada akhirnya memberikan dampak peningkatan akuntabilitas kinerja demi mewujudkan tata kelola Pemerintahan yang Efisien, Efektif, Responsif melayani berdasarkan Good Governance dan Coorporate Governance.
Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, lanjutnya, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.
Oleh karena itu, katanya, penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar adalah upaya untuk menyajikan arsip sebagai sebuah informasi dan juga aset yang sangat penting bagi suatu organisasi, dan juga sebagai bahan pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat untuk meminimalisir kesalahan manajemen bagi pimpinan di institusi pemerintahan maupun swasta. Karenanya, dibutuhkan suatu sistem kearsipan yang baik dan benar, mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan tata kearsipan yang baik.
“Inilah perlu dilaksanakan bimbingan teknis kearsipan bagi para pengelola arsip di seluruh OPD Pemerintah Kota Pematang Siantar, dengan harapan ke depan, setiap pengelola arsip di setiap perangkat daerah maupun BUMD dapat melakukan pemberkasan arsip aktif di unit pengolah dan penataan arsip inaktif di unit kearsipan secara baik dan benar. Karena dokumen kearsipan merupakan catatan sejarah semua kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di organisasi pemerintahan,” paparnya.
Sebelum menyerahkan beberapa buku kepada Plt Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pematang Siantar untuk diarsipkan dan dapat dibaca oleh masyarakat dan generasi penerus, Plt.l Wali Kota Susanti mengajak semua pihak, jika ada buku-buku tentang Kota Pematang Siantar boleh diserahkan atau diberikan agar diarsipkan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pematang Siantar.
Selanjutnya Plt Wali Kota Susanti didampingi Plt Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Suryani Sinaga dan para narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut menyerahkan Surat Keputusan (SK) Pengelola Arsip se-Kota Pematang Siantar secara simbolis yang diwakili Dinas Arsip dan Perpustakaan oleh Delita Tambun SH, Bagian Umum Setdako Pematang Siantar Susan Handayani SH, dan Dinas Komunikasi dan Informatika Eva Susanna SP.
Kemudian penyerahan Piagam Penghargaan Pemustakaan dengan kunjungan terbanyak dan Anggota Perpustakaan yang sering meminjam buku pustaka terbanyak yaitu Kalsum Saragih dan Timbo Raja Tambunan.
Kemudian pemberian cenderamata dari Pemko Pematang Siantar kepada para narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut, Herli Selbi Simanjuntak SE MSi serta Sinondang Masniari.
Turut hadir, Asisten III Pemko Pematang Siantar Drs Pardamean Silaen MSi; Kabag Protokol dan Komunikasi Pimpinan Mardiana SH; Kaban KesbangPol Soefie M Saragih SSTP MSi;
Plt Kadis Koperasi, UMKM, dan Perdagangan Herbet Aruan SPd MH, serta beberapa pimpinan OPD Pemko Pematang Siantar lainnya. (*)
